７枚複写が３枚に

外注部品が新設されると、その調達手続きに７枚複写の伝票を起票して、関係部署に送らなければならなかった。
日本能率協会の帳票の流れ分析手法を使って、送られた先がどのように使っているか？、を調査してみたら「使っていないが送られてくるので捨ててしまっては不安、綴じて保管させている」というところや「転記して捨てている」というところなど、整理していったら、３枚複写でよくなったのです。
もちろん綴じているだけというところは廃止し、捨てているところは「回覧」にしたのでした。
時の経過やシステムの変化で、必要がなくなった情報が送り続けられてくるが、送付元は、そのことを知らないでいることが結構多い。

すべての届出を一種類の帳票に

入社して２年目、退職金や慶弔見舞金の支給業務も担当に加えられました。
仕事量自体はたいしたことはないのですが、帳票の種類が多くて、それらの帳票の在庫管理、印刷依頼がとても面倒でした。
市役所の市民課のように届出をする人が私のところに来るのであれば、帳票の保管は一ヶ所でよういのですが、従業員には仕事があるので、各部署の人事担当者が面倒を見て、記入された届書を社内便で送ってくる。そのため、各部署の人事担当者の机の引き出しには、この多種類の帳票を保管しているのです。
記入項目をよく見ると「結婚届」も「死亡届」も「退職届」も記入項目に共通なことが多い。
「所属、従業員コード、氏名、押印、上司確認印、届出月日、・・・」などなど、どの届書類も共通している。
そこで、すべての届書の項目を、１枚の用紙上にレイアウトしてみた。その結果、紙の大きさは２倍ぐらいになった。
次に項目の必要性を吟味してみた。たとえば、結婚届にあった「仲人」欄、出産届けの「病院」欄など、事務処理には不必要で従業員を信頼していればなくても削除できる項目も多かった。
残るは「結婚」や「出産」と「死亡」が同じでは縁起が悪い、と思うかどうかだ！
帳票を「結婚届」とか「死亡届」とするから、感じるのであって「退職・慶弔見舞申請書」のような、届出者の本来の目的「金銭の支給」をメインの帳票にすれば違和感が起きないだろう。
サイズのまちまちの多くの届出書類が１種類になり、帳票の在庫管理や印刷依頼だけでなく各部署の人事担当者の引き出しもすっきりし、さらに受付後の処理、そして処理後のファイリングも整然と出来るようになったのです。

かんばんを３分割

１９６５年、部品調達は管理部門から工場の所属に変更になった。
そして、今のトヨタの高収益体質の原点となった「かんばん方式」こ展開に参画することになった。
工場内の工程間は製品移動に「かんばん」と呼ぶ札が使われていた。
厚紙を切り刻んで、ゴム印で品番や個数を押し、マジックインクで品名や工程を書き、絵具で色を塗って識別をするという原始的な方法で作っていた。
仕入れ先からの部品調達もこの「かんばん」という札を使って行えるように検討を始めた。
「かんばん」では、古臭く、田舎まるだし、外部展開には、もっと近代的な命名をすべきだ！、と大卒の人たちが主張して「ＳＤ方式（Ｓｙｎｃｈｒｏｎｉｓｅｄ　Ｄｅｌｉｖｅｒｙ）」という名称で展開しました。
このＳＤ方式で使う「かんばん（ＳＤカード）」の設計は、私が担当しました。
部品を使い始めるときに、部品の箱からはずされて「かんばん（ＳＤカード）」を集めて仕入先別に分類して、かんばんポストに集め、仕入先が納入の帰りに持ち帰る、持ち帰るとき品番別に分類して枚数を記録したものが注文数になる。
この作業を間違えなく出来るように「かんばん（ＳＤカード）」を工夫した。
仕入れ先の識別を確実にするため、文字だけではなく社章を入れることにした。
さらに仕入先では納品先の識別が確実に出来ないといけない。
仕入先と納品先の組み合わせて事前に活版印刷をした用紙を準備するの種類が膨大になってしまう。
そこで考えたのが「かんばん（ＳＤカード）」を保護するビニール袋を３分割して、左に仕入先カード、右に納品先カード、中央に部品情報カードを挿入して作ることで解決しました。
今ならパソコンで好きなイラストを挿入して印刷するのは訳のないことだが、当時は活版印刷

QC・落第生を部長が補習教育

２５才のとき、職場を変った。生産管理部部品管理課という部署だ。
入社以来８年間のトヨタの中枢、本館勤務から工場の事務所への移動は地方へ飛ばされた様な気持ちになった。
移動して驚いた、職場のみんなが集まって毎週、勉強会をやっているのだ。そして月に一回部長が出題してテストをするのである。
私は、異動して最初のテストを落第した。落第生を集めて部長が補習教育をされるのだった。
勉強をしていたのはＱＣ（ＱｕａｌｉｔｙＣｏｎｔｒｏｌｅ：品質管理）だった、すでにライバルの日産自動車が受賞していたデミングショーの取得を目指して、製造部門は猛勉強中だったのである。
地方へ飛ばされたどころか会社の本質にふれ、のうのうと過ごしてきた自分が恥ずかしくさえ感じた。
その後、部長の補修講義で教わった「パート図」について、宮本式パート図というものを考案した、パート図とは、日程時間表、着手から完成まで工程別に要素作業をつないで、一番期間のかかるクリティカルパスが分かるようにかいた図表のこと、上位管理者はこのクリティカルパスを支援し管理していけば目標どおり完成できるというツールだが
時間が進むにつれ工程が分岐し完成に近くなると結合して少なくなる。
中央に多くの工程を書きやすくするには、紙を斜めに使って、左下をスタート点に右上をゴールにして、中央を左上から右下までを使えるよう、日程線を斜めにしいたのでした。
実用はともかく、コロンブスの卵だと部長が感心して、落第生がいつの間にか優等生扱いされるようになった。
改善事例集に何度も収録されQC事例発表会の部門代表にもなって充実した日々が続いた。

社長の手土産

２０代前半は、総務部庶務課庶務係ですごした。聞こえはいいが、専門部署がない仕事は、庶務係りの担当である。事務所の掃除を担当する美装班、自家用車を運転する車庫班、来客にお茶の接待をするお茶室、役員室の食事の給仕をする配膳室、われわれ事務員は総会屋ややくざの対応、宴席の手配から交際費の処理、贈答品や記念品の手配、記念行事や神事の催行などを数人で担当した。、もちろん正面玄関の受付嬢もそうであった。
社長に会わせろ！、といって受付に来る総会屋（実はタカリ）は、自分の発行する雑誌に広告を載せて広告料をせしめるのが目的、それを２０才そこそこの私が、数千円を持たせて追い返す仕事も担当した。
「宮本課長様」という封書をひらいたら、大阪の飲み屋のママからだったりする、交換した名刺を使って飲んだのだろう。
役得もあった。おばちゃん「寝坊して朝食たべれなかったよ！」と役員室の勝手口から配膳室に行けば、おにぎりとかうどんが食べられた。
あるとき社長から「名妓連の踊りの発表会に招待されている、お土産に”あんまき”を３００本買ってきてくれ」と頼まれた。包装もなくロジにそのまま積み重ねたものがトヨタの社長でも芸子さんたちへのお土産でよかった。
それらの仕事を、５年間順次体験して、田舎者で高卒の私がそれなりに社会人に成長させていってくれた。

１９歳が毎月一億円を搬送

当時のトヨタ自動車の取引銀行は、三井銀行と東海銀行だった。
給料日になると、銀行に給料袋への袋詰めをお願いするのだが、当時のトヨタでは銀行から届けていただけないので、こちらから取りに行った。
三井銀行は挙母市（現豊田市）には支店がなかったので名古屋まで車で往復しなければならなかった。まだ１９才の私だったがこの現金輸送の担当をさせられたのである。
ジュラルミンの箱に詰めた、合計１億円の給料袋の輸送である。
銀行が強かった時代、迷宮入りになっている、東芝府中の３億円強奪事件も同じで、給料運搬業務を、お客さん側で行うことのを不思議とは思わなかった。
東芝府中との違いは私服の警察官が同乗してくれていたことです。
運転手つきで左ハンドル車の助手席に乗っての、名古屋までの往復で、右ハンドル車の運転感覚が身に付いたのか、その後の運転講習ではＡクラスに編入されたというオマケが付いたが。

高卒新入社員も一人前

入社１年目、９月に入って、次年度の採用試験が始まり、内定は身元調査をした上で通知されていた。
私は人事部の１員なので、数人の身元調査を割り当てられ、

上司からは、トヨタから身元調査に来たことが解らないように！、と注文された

高卒の私は夏までは学生服と会社の作業服で通勤し、夏はワイシャツなので、まだ背広は作っていなかった。
叔父さんに頼んで背広を借り、受験者の近隣で評判を聞き歩いた。
「あそこの娘さんは、今高校生なので、まだお嫁さんには出さないと思いますよ。」
嫁取りの身元調査と間違えられたりもしました。
ある人は、住所が、企業の社宅になっていた。
管理人に聞けば解るのではないかと尋ねたら、管理人が受験者の親だったことがある、接待を受けてしまった。
上司に言えば叱られると思うが、飛込みで訪れた飾らない本人の家や親を見る方が、近所で聞くよりよほどよく解ると感じた。
考えてみればまだ新入社員の入社教育の最中にさせられた仕事、なのである。
新入社員教育の仕上げは秋に合宿で行われた。真珠湾に特殊潜航艇で突っ込み、幸か不幸か、座礁して太平洋戦争の捕虜第一号になり九軍神に入れなかった酒巻和男さんが面倒をみてくれた。
大卒の入社教育の仕上げには社交ダンスのレッスンが含まれていたが、高卒にはなかった。
酒巻さんと団体交渉して、高卒も、このレッスンに加えてもらえるようになり、以降クリスマスのシーズンになると楽しいダンスパーティーに参加できた。
まだ１０代の新入社員を、このように信頼して仕事をさせ現地現物で体験させて育てた人材が、トヨタの成長をさせる大きな要素になったのだろうと思います。